KORONA neoBHP 2020 4x3Praca biurowa w dobie trwającej, nie wiedzieć ile jeszcze, pandemii będzie wyglądała inaczej. Co do tego, nie mamy wątpliwości. Nad pracodawcami i osobami zarządzającymi przestrzenią biurową wisi ogromny projekt pod hasłem "Sterylność". Każdy, kto chce otworzyć biuro dla pracowników, musi wdrożyć go szybko i z niebywałą dokładnością.

 

Jak wprowadzić nowe porządki w biurze i nie zwariować?

Bój o bezpieczną przestrzeń

Rząd wprowadza krok po kroku działania mające na celu odmrażanie gospodarki, zatem przygotowania biurowców do powrotu ruszyły. Niedługo większa część zmęczonych realiami dwumiesięcznego home office pracowników wróci do biur. Samo otwarcie drzwi nie wystarczy, reżim sanitarny nakłada nowe obowiązki na pracodawcę. Przestrzegania zasad wymagać będzie Ministerstwo, ale na ręce Office Managerów będą patrzeć też pracownicy.
Oficjalne nakazy i zakazy to nie wszystko. Sednem powrotu do biura jest stworzenie nowej przestrzeni, w której każdy pracownik będzie czuł się bezpiecznie. To trudne zadanie, jednak możliwe do zrealizowania. Zyta Machnicka, CEO Lightness i Employer Branding Strategist w kontekście koronawirusa formułuje celny przekaz: Pracodawcą lepszym niż wczoraj możesz być zawsze – wystarczy, że jeszcze dziś wprowadzisz pierwsze, nawet najmniejsze usprawnienia w swoich działaniach, dzięki którym Twoim ludziom będzie odrobinę lepiej i bezpieczniej. [źródło: wyzwaniahr.pracuj.pl]
Od czego zacząć? Oprócz oczywistej konieczności dezynfekowania i czyszczenia powierzchni, konieczne będzie także reorganizacja przestrzeni, czy choćby wypracowanie procedur, np. wejścia i wyjścia z biura. Pracownik przyjeżdża do biura w rękawiczkach jednorazowych i masce ochronnej na twarzy. Przed wejściem do biura ściąga rękawiczki i wrzuca je do kosza na odpady znajdującego się przed wejściem.

Wejście do biura

● mierzenie temperatury — rozwiązanie, o którym mówi się na szeroką skalę, będzie musiało znaleźć swoje zastosowanie także przy wejściu do biura. Zalecamy stworzenie dokumentu, w którym odnotowywane będą pomiary. Oczywiście, na cały proceder pracownik powinien wyrażać zgodę, nie możemy wymusić pomiaru. Ważna jest edukacja i uświadamianie o konsekwencjach. Chcąc uczestniczyć w życiu biurowym, musimy przyjąć pewne zasady dla dobra ogółu. Jeżeli pracownik ma podwyższoną temperaturę, powyżej 37 stopni, nie powinien zostać wpuszczony do biura, powinien być skierowany na pracę zdalną. W takiej sytuacji rekomendujemy pracownikowi jak najszybszy kontakt z lekarzem.
● po wejściu do biura — każdy powinien umyć i zdezynfekować ręce
● praca w rękawiczkach może być bardzo niekomfortowa, jednak powinny być one dostępne dla wszystkich. Przy korzystaniu z kuchni czy toalety, szczególnie rekomendowane jest ich używanie.

Nowy tryb pracy

● 1,5 m odstępu między pracownikami przy biurku — jest to bezpieczna odległość, do której warto się stosować, nawet jeśli wymagałoby to przeorganizowania biura,
● płyn do dezynfekcji rąk — obowiązkowo na każdym biurku, pracownicy często po niego sięgają w trakcie pracy,
● płyn do dezynfekcji powierzchni — dostępny dla wszystkich tak, aby pracownicy mogli we własnym zakresie dezynfekować sprzęty oraz biurka,
● praca w maseczkach — Rozporządzenie Ministra wskazuje, że nakaz zasłaniania ust i nosa dotyczy tylko pracowników bezpośrednio obsługujących klientów. Z nakazu noszenia maseczek zwolnieni są wszyscy, którym nie pozwala na to stan zdrowia.
● serwis sprzątający lub inna osoba do tego wyznaczona dezynfekuje przestrzenie wspólne, łazienki, kuchnie klamki itp. a pracownik jest odpowiedzialny za dezynfekcję własnego sprzętu.

Spotkania i konferencje

● ograniczenie spotkań do minimum, przeniesienie rozmów spotkanie wideo, funkcjonowanie sali konferencyjnej powinno zostać ograniczone do minimum
● mniej krzeseł — jeśli spotkanie jest niezbędne, powinniśmy zachować odstęp co najmniej 1,5 m, czyli należy usunąć ½ krzeseł z sali konferencyjnej
● w spotkaniach powinny uczestniczyć tylko niezbędne osoby np. managerowie, którzy są w stanie przekazać ustalenia do swoich teamów,
● pomoce może okazać się przygotowanie wewnętrznej procedury spotkań
Przykład bardzo prosta instrukcji, która powinna być zakomunikowana, każdej osobie biorącej udział w spotkaniu ↴
1. przed spotkaniem umyj i zdezynfekuj ręce
2. załóż rękawiczki jednorazowe
3. zmierz temperaturę
4. jeśli wszystko w porządku, nałóż maseczkę
5. JESTEŚ GOTOWY NA SPOTKANIE! :)

Lunch w firmie

● organizacja posiłków i przerw pracowniczych - przy większej liczbie osób potrzebny jest ustalony grafik, który pomoże na płynność w wymianie stołujących się pracowników. Dobrym pomysłem może być wyznaczenie przedziałów czasowych dla konkretnych pokoi bądź zespołów.
● ograniczenie liczby miejsc w kuchni — zaleca się, aby w kuchni mogły przebywać tylko osoby, dla których jest miejsce siedzące,
● własny kubek/talerz — jest to bardzo rozsądne zalecenie, zwłaszcza jeśli chodzi o kubki. W przypadku gdy w biurze nie ma zmywarki, zaleca się eko jednorazówki.
● mycie naczyń w zmywarce — wysoka temperatura jest kluczowa, w fazie płukania naczyń temperatura sięga nawet do 80 stopni, to w połączeniu z kostkami zawierających detergenty skutecznie dezynfekuje naczynia.
● płyn do dezynfekcji — powinien być w centralnym miejscu tak, aby pracownicy mogli go używać przed i po posiłku
● dezynfekcja miejsc newralgicznych — ekspresu, uchwytu od lodówki czy mikrofalówki, każdy pracownik powinien po sobie przecierać te miejsca płynem do dezynfekcji,
● usunięcie ścierek materiałowych — zastępujemy wszystko ręcznikiem papierowym, który po skorzystaniu, zawsze ląduje w koszu.

Firmowa toaleta

● z łazienki/ toalety korzystamy wyłącznie w rękawiczkach jednorazowych,
● papierowe nakładki na toaletę — do jednorazowego użytku, powinny znajdować się w każdej toalecie,
● instrukcja mycia rąk — w widocznym, centralnym miejscu, świetnym umilaczem będzie np. wydrukowany dodatkowo tekst piosenki, przypominający, że dokładne mycie rąk powinno trwać min 30 sekund, a najlepiej 2 minuty :)

W czyich kompetencjach

Kwestią do zorganizowania jest także organizacja współpracy z firmą sprzątającą. Jak podkreśla Monika Oramus Office Manager w Interim Sales Managers: “Ustalenie nowych reguł funkcjonowania z dostawcą usług porządkowych to pierwszy krok. Sprzątanie podczas nieobecności pracowników, codzienna dezynfekcja newralgicznych miejsc: klamki, włączniki światła, baterie, cykliczna usługa ozonowanie biura i regularne dostarczanie środków jednorazowych czy dezynfekcyjnych wedle zużycia. To kluczowe, bez tych elementów, nie bylibyśmy w stanie zaprosić naszych pracowników do powrotu”.

Wsparcie z zewnątrz

Poza organizacją przestrzeni i edukacją pracowników, w walce o sterylność biura konieczne jest profesjonalnie wsparcie. Użytkowane przestrzenie biurowe wymagają:
● dezynfekcji ręcznej - to proces wykonywany z użyciem atestowanych środków, obejmuje wszystkie powierzchnie wspólne. Powinno być to wykonywane przez serwis wieczorny codziennie, kiedy wszyscy pracownicy opuszczają biuro.
● ozonowania powierzchni - naturalna metoda dezynfekcji, zwalcza wirusy, drobnoustroje, bakterie i grzyby, rekomendowana przez Narodowy Instytut Zdrowia Publicznego w walce w Sars-CoV2.
Obie czynności powinny być wykonywane przez specjalistów dysponujących odpowiednimi środkami, sprzętem, wiedzą i doświadczeniem. W kwestii “nowych porządków” w biurach podobne zdanie ma też Michał Zawada, prezes firmy sprzątającej Fresh Office: Konsekwencją pandemii dla nas, jak i dla naszych klientów jest znaczna reorganizacja pracy. Jesteśmy dostawcą usług porządkowych i przed nami ogromne wyzwania. Wiemy, że kwestie czystości i dezynfekcji będą teraz kluczowym punktem w zarządzaniu funkcjonowaniem firm. Zbieramy siły i przygotowujemy się na powrót do biur. Dziś jakość usługi sprzątania przekłada się nie tylko na komfort, ale przede wszystkim na bezpieczeństwo i zdrowie pracowników biur, które obsługujemy.
Jeśli powyższe wskazówki będą wdrożone, a każdy z pracowników przejmie odpowiedzialność za współpracowników powrót do biura będzie możliwy. Wysiłek Office Managerów i pracowników musi zostać połączony z profesjonalną usługą sprzątania i dezynfekcji. Zachęcamy do łączenia sił i konsekwentnego dążenia do jednego celu - bezpieczeństwa w miejscu pracy.

Monika Wojtas , Manager Operacyjny Fresh Office

Praktyczne wiadomości i rady z życia osobistego, rodzinnego, zawodowego i towarzyskiego. Od finansów przez prawo po nowe technologie, Na co dzień i od święta. Poznaj, zastosuj, podziel się swoimi sposobami na zaradność! Kliknij w link, znajdziesz się na naszej stronie Zaradni żyją lepiej na Facebooku; jeśli ją polubisz – wystarczy kliknięcie, znaczek jest u góry tej strony – to od tej chwili zajawki wszystkich ważnych dla Ciebie artykułów, zaraz po ich publikacji w tym portalu, pojawią się na twojej facebook’owej osi czasu!