Drukuj

Zarzdzanie w czasach koronawirusw 2020 4x3Zarządzanie rozproszonym zespołem, pracującym w trybie home office, to ogromne wyzwanie dla menedżerów. Jak utrzymywać zaangażowanie pracowników przez dłuższy czas? Jak poradzić sobie z własnymi lękami?

 

Adaptacja do sytuacji spowodowanej pandemią koronawirusa dosyć szybko nastąpiła w tych firmach, które już wcześniej stosowały nowoczesne narzędzia pracy i komunikacji oraz miały dobre procedury – zarówno te codzienne, jak i te przewidziane na wypadek wystąpienia sytuacji kryzysowych.

Nowy wymiar VUCA

Jednak nawet tam, gdzie wszystko jest poprawnie przygotowane od strony narzędziowej i proceduralnej, wyzwaniem jest przystosowanie się menedżera do nowych warunków i – w dłuższym okresie – utrzymanie na odpowiednim poziomie motywacji własnej i pracowników.
– Nagle znaleźliśmy się w sytuacji, w której modne w ostatnich latach w biznesie pojęcie VUCA, nabrało bardzo realnego wymiaru. Zmienność (ang. volatility), niepewność (uncertainty), złożoność (comlesity), niejednoznaczność (ambiguity) towarzyszą nam każdego dnia i będą towarzyszyć jeszcze długi czas. W organizacjach nadszedł czas hiperzwinności, hiperwspółpracy i hiperzaufania – komentuje Tomasz Owczarek, psycholog i wykładowca programu Executive MBA w Gdańskiej Fundacji Kształcenia Menedżerów.
Co powinien więc zrobić menedżer, by podtrzymać motywację i ducha rozproszonego, zdalnego zespołu? Tomasz Owczarek, ekspert GFKM podpowiada.

Zadbaj o regularność

Wprowadzenie regularnych spotkań online (np. w formie połączeń wideo) nie tylko pomoże utrzymać rytm pracy, ustalać priorytety, przydzielać zadania czy raportować, ale także – co w tej wyjątkowej sytuacji jest niezmiernie ważne – będzie okazją do rozmowy o nastrojach i do zwykłego koleżeńskiego podtrzymywania „dobrego ducha” w zespole. Jeśli w biurze był jakiś miły rytuał, np. dzień zaczynał się od wspólnej kawy, watro ten rytuał podtrzymać i połączyć się rano „przy kawie”.
O ile w typowej sytuacji biurowej spotkania nie muszą odbywać się zbyt często, bo bezpośredni kontakt umożliwia bieżącą wymianę informacji, o tyle w sytuacji pracy zdalnej warto rozważyć częstsze regularne spotkania online. Będą bardziej mobilizowały i wzmacniały poczucie pracy zespołowej.

Bądź elastyczny w kwestii czasu

Praca w formule home office, gdy jednocześnie na wielu pracowników spadł obowiązek nie tylko opieki nad dziećmi, ale również zastąpienia im nauczycieli, a na dodatek zdalnie pracuje również partner czy partnerka, wymaga zaakceptowania elastyczności w odniesieniu do godzin pracy. O ile zaplanowane, regularne spotkania powinny mieć stałe terminy, o tyle przynajmniej niektóre zadania mogą być realizowane o różnych porach.
Trudno będzie egzekwować pracę od godz. 8 do 16. Zarówno menedżer, jak i członkowie zespołu, powinni to zaakceptować, wypracowując jednocześnie taką formułę działania i – co niezwykle ważne komunikacji – by zachować płynność realizacji zadań.

Zaakceptuj, że nie masz pełnej kontroli

Zaufanie to podstawa działania w tych niezwykłych okolicznościach. Menedżer, który nie ma bezpośredniego dostępu do swojego zespołu, łatwo może wpaść w pułapkę nadmiernej kontroli.
Częste telefony, ponaglające czy przypominające maile będą miały tzw. przeciwskuteczny efekt. Nieustanne sprawdzanie będzie czynnikiem demotywującym, zniechęcającym.

Pamiętaj o sobie

W przypadku awarii w samolocie najpierw zakładasz maskę sobie, potem dziecku. I chociaż może się wydawać, że to zbyt odległa analogia, to jednak ma sens. Menedżer, który nie zadba o siebie, nie będzie w stanie zadbać o swój zespół. Zestresowany szef przełoży napięcie na pracowników. Będą czuli jego lęk, niepewność, również zniechęcenie.
– Dr Sue Varma, amerykańska psychiatra i doradczyni w zakresie zdrowia, zaleca w sytuacji, w której się znaleźliśmy – odosobnienia, izolacji społecznej i obaw o zdrowie – rozwiązanie, które nazywa „4 razy M dla psychicznego wzmocnienia”: Mindfulness, Mastery, Movement, i Meaningful angagement. Praktykuj więc uważność, np. ćwicząc jogę czy wykonując ćwiczenia oddechowe. Pielęgnuj mistrzostwo, czyli zajmuj się rzeczami, w których jesteś dobry i przypomnij sobie trudności, z którymi sobie świetnie poradziłaś/poradziłeś. Ruszaj się – aktywność fizyczna obniża napięcie, pozwala ujść emocjom. Dbaj o wspierające relacje; bądź w kontakcie z bliskimi i dalszymi, dawaj i odbieraj słowa wsparcia, optymizmu. I to samo podpowiedz członkom swojego zespołu – podsumowuje Tomasz Owczarek z GFKM.

SANDRA WOJNAROWSKA

Praktyczne wiadomości i rady z życia osobistego, rodzinnego, zawodowego i towarzyskiego. Od finansów przez prawo po nowe technologie, Na co dzień i od święta. Poznaj, zastosuj, podziel się swoimi sposobami na zaradność! Kliknij w link, znajdziesz się na naszej stronie Zaradni żyją lepiej na Facebooku; jeśli ją polubisz – wystarczy kliknięcie, znaczek jest u góry tej strony – to od tej chwili zajawki wszystkich ważnych dla Ciebie artykułów, zaraz po ich publikacji w tym portalu, pojawią się na twojej facebook’owej osi czasu!